Los documentos que contienen los datos de clientes, ventas, compras, transporte y demás información del negocio del día a día contribuyen a la continuidad del éxito de cualquier negocio. Los administradores de documentos deben ser capaces de rastrear, localizar y clasificar la información de éstos cuando sea necesario para la previsión y la planificación general de la empresa o para la gestión de las operaciones, por lo que la recolección precisa y oportuna de los documentos es una actividad importante dentro de la función del administrador de los documentos.
