El ciclo de vida de un documento depende del tipo de documento y por lo tanto es importante que los administradores sean conscientes de las políticas y de las leyes que los regulan. Los documentos que son legalmente obligatorios deben conservarse durante un período determinado de tiempo y después podrán ser destruidos o archivados. En resumen, los documentos de las empresas pueden conservarse durante más o menos tiempo en función de la política. La importancia de la conciencia así como de la manipulación y la redundancia de los mismos, ayuda a optimizar el flujo de trabajo del gestor de archivos y en general del sistema de gestión de documentos.
