CRITERIOS DE ARCHIVO DE LA GESTIÓN DE UN DOCUMENTO

ADMISNITRACIÓN DE DOCUMENTOS

Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. 

El uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación leíble por ordenador. Poco después se comienza también a usar registros computarizados para inventariar documentación administrativa en soporte papel. 

Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y sobre todo con la llegada del correo electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar también documentos que nacen, viven y mueren en formato electrónico. Conseguir esto representó un nuevo salto en la complejidad y exigencias a los sistemas informatizados y en la forma de pensar de los administradores y archiveros. 

En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.

UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

Un Sistema de Administración de Documentos, controla el período de vida de un documento dentro de una empresa, es decir, su creación, clasificación, publicación, exportación, quien y cuando lo usa o elimina durante el periodo de vida que tiene el documento dentro de la empresa. Implica el control total de la información; un sistema de administración de documentos eficaz debe integrarse a todos los sistemas que usa la organización por lo que debe ser flexible y sencillo de usar. 

Un Sistema de Administración de Documentos mal diseñado no favorece ninguna búsqueda y no distribuye la información a todos los niveles de la organización de la empresa, siempre cuidando la seguridad de la misma. Estos sistemas son de mucha ayuda ya que le ahorran tiempo y recursos a las empresas en materia de costo en papelería y almacenamiento de documentos, sin mencionar la gran contribución que prestan cuando se realizan las auditorías en las empresas, ya que como se ha dicho anteriormente se puede saber todo el ciclo de vida de un documento en la empresa.

LA IMPORTANCIA EN LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

La gestión de documentos es vital para las empresas de cualquier clase y tamaño.

Administrar documentos a partir de un gestor de archivos no es una medida exagerada, ya que la rentabilidad de una empresa depende de la forma como se capturen, organicen y se carguen. Asimismo, el servicio al cliente y el cumplimiento de la ley que hayan estipuladas en la misma . son factores importantes de cada empresa, los cuales deben desarrollarse en conjunto con las políticas de mantenimiento de documentos a partir de un sistema de gestión designado.

Para una buena administración de documentos se debe tener en cuenta en una empresa un orden, y saber que tipo de documentos se van archivar de que tipo son:empleados,de créditos,financieros,etc.

REGISTROS LEGALES

La gestión de los expedientes de los empleados, así como los documentos financieros, de salud, de seguridad, reguladores y otros, se convierte en un proceso importante para los gerentes de empresas por razones legales. Debido a que algunos documentos tienen el mandato de los gobiernos locales, estatales y federales, los administradores de documentos son responsables de la ubicación y de la obtención de estos, en caso de que se requiera probar una exigencia de orden legal. Las auditorias de las agencias gubernamentales, así como los litigios de los clientes o empleados y las auditorias financieras, además de las actualizaciones de licencias y otros documentos normativos son algunos ejemplos en los que la capacidad de producir documentos se convierte en una función de vital importancia.

PROPIETARIOS DE DOCUMENTOS COMERCIALES (DE PEQUEÑAS O GRANDES EMPRESA)

Los documentos que contienen los datos de clientes, ventas, compras, transporte y demás información del negocio del día a día contribuyen a la continuidad del éxito de cualquier negocio. Los administradores de documentos deben ser capaces de rastrear, localizar y clasificar la información de éstos cuando sea necesario para la previsión y la planificación general de la empresa o para la gestión de las operaciones, por lo que la recolección precisa y oportuna de los documentos es una actividad importante dentro de la función del administrador de los documentos.

SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS

La seguridad de los documentos es un factor de vital importancia ya que le permite a los administradores evitar la pérdida, el hurto, el daño la alteración o cualquier otro tipo de evento. El almacenamiento seguro de los documentos, ya sea por fuera o en el lugar es un aspecto importante dentro de las funciones del administrador de documentos porque limita y controla el acceso de personas no autorizadas.

VIDA ÚTIL DE LOS DOCUMENTOS

El ciclo de vida de un documento depende del tipo de documento y por lo tanto es importante que los administradores sean conscientes de las políticas y de las leyes que los regulan. Los documentos que son legalmente obligatorios deben conservarse durante un período determinado de tiempo y después podrán ser destruidos o archivados. En resumen, los documentos de las empresas pueden conservarse durante más o menos tiempo en función de la política. La importancia de la conciencia así como de la manipulación y la redundancia de los mismos, ayuda a optimizar el flujo de trabajo del gestor de archivos y en general del sistema de gestión de documentos.

LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

UN FACTOR IMPORTANTE PARA LA GESTIÓN EMPRESARIAL

La administración documental regula la función archivística en las empresas, formulando normas y políticas para facilitar la gestión documental. Sabemos que la administración documental es una función de mucha responsabilidad la cual busca la protección de las memorias empresariales o institucionales de una manera correcta y transparente.

Vemos que actualmente hay una cierta preocupación por el papel de la administración documental en el país y se plasma en los testimonios de la doctora Marcela Otálora Restrepo, este fue el mensaje que se le compartió a cerca de 35 clientes invitados por REDSIS a un desayuno de trabajo, para presentarles su solución Administración Documental:

“El objetivo de esta charla era transmitirles la importancia que sigue teniendo el papel como documento, porque estamos hablando de nuevas tecnologías de documentos electrónicos, sistematizados, digitales y queríamos recordarle a la gente que en Colombia todavía seguimos necesitando el papel para muchos asuntos legales, fiscales, administrativos y que esas soluciones de Gestión Documental sistematizadas, mejoran el manejo de documentos en papel, mejoran los archivos en general, pero no los elimina ni los obvia que es la idea equivocada que tienen muchos.”

Es claro que estos testimonios son ciertos, pues muchos obvian el significado de documento en papel, piensan que los documentos en soporte papel son simplemente basureros que acumulan las empresas por obligación y no se dan cuenta del valor trascendental en la toma de decisiones que tienen estos. Por estos motivos creo que el papel del archivista o archivero en Colombia se toma en segundo plano, por tal motivo las empresas no se preocupan por capacitar a sus archiveros y es cuando se presentan los factores de error. Está claro que hoy hay muchas tecnologías para la conservación documental y que tiene que estar presentes en la administración documental, pero no se debe perder el significado de documento en papel.

La administración documental tiene un rol trascendental ya que su fin es el de servir la información de forma precisa, ágil y oportuna. Pero la administración documental tiene un papel muy amplio y no es tan general ya que se encarga de controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la información. En la idea anterior vemos el papel tan importante de los archiveros y la administración documental, para dar soluciones y planes de gestión documental a las empresas que lo requieran de forma efectiva y concreta.

En las funciones que debemos ver, el control de la documentación es muy importante, ya que dé ahí partimos para administrar de forma correcta. Los códigos de ética para el recibo, despacho, elaboración, trámite y préstamo de información deben aclararle al archivero su papel fundamental como administrador de la información. También debemos velar por el mantenimiento de los acervos y las instalaciones o deposititos para conservar correctamente al ambiente para los archivos y manipular correctamente la información. Los cuidados que se deben tener en el almacenamiento de archivos, cuidados con los depósitos, unidades de conservación, transferencias para una buena logística aplicada a la organización documental.

Todos los factores de la funcionalidad administrativa de archivos es importante pero la parte de descarte y recuperación implica conocimientos más profundos y técnicos para la acumulación lógica de archivos y una óptima funcionalidad. En la parte de descarte las TRD son una herramienta fundamental para determinar la conservación y el destino final de los documentos. Para realizar los expurgos son necesarios estos pasos de las TRD para la elaboración de las respectivas actas de baja explicando los procedimientos a seguir y por los cuales se expurgan los documentos. En la parte de recuperación documental está visto que también es un estudio profundo que necesita análisis de las agrupaciones documentales para crear índices, inventarios, catálogos, guías y registros para facilitar la función administrativa de los archivos.

La importancia de la administración documental está plasmada en la preocupación por las mejoras en los archivos públicos y privados. De la búsqueda de la transparencia, logística y la archivística para fundamentar todos los ideales de conservación, clasificación, ordenación y descripción documental ligados a los procesos administrativos de las empresas privadas e instituciones del estado.